جلسه آنلاین یا پیام و ایمیل؟ چه زمانی واقعاً جلسه لازم است؟
یکی از ساده‌ترین راه‌های کاهش بهره‌وری یک تیم، برگزاری جلسه برای هر موضوعی است. گاهی یک پیام پنج‌خطی می‌تواند جای یک جلسه ۳۰ دقیقه‌ای با شش نفر را بگیرد.
پاسخ کوتاه
جلسه برگزار کنید اگر نیاز به تصمیم‌گیری گروهی، رفع ابهام، اختلاف نظر، Brainstorming، مذاکره، ارتباط انسانی یا ارائه زنده دارید.
جلسه برگزار نکنید اگر فقط اطلاع‌رسانی، پاسخ به سؤال ساده، گزارش، مطالعه سند یا اعلام تصمیم قبلی لازم است.
مشکل «جلسه پیش‌فرض»
جلسه هزینه پنهان دارد: یک جلسه ۳۰ دقیقه‌ای با ۸ نفر برابر با چهار ساعت زمان کاری سازمان است. پیش از ایجاد دعوت جلسه، ارزش ارتباط همزمان را بررسی کنید.
ارتباط همزمان و غیرهمزمان
جلسه آنلاین و تماس تلفنی ارتباط همزمان هستند: پاسخ فوری و تعامل انسانی می‌دهند، اما زمان چند نفر را همزمان درگیر می‌کنند. ایمیل، پیام، Task، سند مشترک، گزارش و ویدئوی ضبط‌شده ارتباط غیرهمزمان‌اند و فرصت مطالعه و پاسخ در زمان مناسب را می‌دهند.
چه زمانی جلسه انتخاب بهتری است؟
تصمیم‌گیری پیچیده
وقتی چند گزینه و نظر چند متخصص لازم است، گفت‌وگو می‌تواند از پیام‌های رفت‌وبرگشتی سریع‌تر باشد.
رفع اختلاف نظر
یک گفت‌وگوی کوتاه می‌تواند تفاوت برداشت‌هایی را حل کند که در پیام‌ها ساعت‌ها طول می‌کشند.
Brainstorming، مذاکره و موضوع مبهم
برای تولید ایده، موضوعات حساس و تعریف مسئله‌ای که هنوز روشن نیست، ارتباط زنده مناسب‌تر است.
چه زمانی جلسه نگذاریم؟
برای اطلاع‌رسانی، گزارش وضعیت ساختارمند، پرسش ساده، مطالعه سند طولانی یا موضوعی که خروجی و تصمیم ندارد، پیام، ایمیل، Dashboard یا سند معمولاً انتخاب بهتری است.
ماتریس تصمیم‌گیری
| وضعیت | ابزار پیشنهادی |
|---|---|
| اطلاع‌رسانی کوتاه | پیام |
| گزارش رسمی | ایمیل یا سند |
| سؤال ساده | Chat |
| تصمیم پیچیده یا Brainstorming | جلسه |
| آموزش یک‌طرفه | ویدئو |
| آموزش تعاملی | کلاس آنلاین |
| ارائه برای مخاطب زیاد | وبینار |
| مذاکره | جلسه آنلاین |
قانون «اول Async»
ابتدا بررسی کنید آیا موضوع غیرهمزمان حل می‌شود؛ اگر نه جلسه ایجاد کنید. هدف حذف جلسه نیست، بلکه استفاده از آن در زمانی است که مزیت ارتباط همزمان لازم است.
پنج سؤال قبل از ساخت Meeting Invite
- هدف دقیق جلسه چیست؟
- چه تصمیمی باید گرفته شود؟
- آیا موضوع با پیام حل می‌شود؟
- حضور چه افرادی واقعاً لازم است؟
- اگر جلسه برگزار نشود چه اتفاقی می‌افتد؟
مدت و جلسات تکرارشونده
مدت جلسه باید از Agenda نتیجه بگیرد، نه از گزینه پیش‌فرض Calendar: هماهنگی کوتاه ۱۰ تا ۱۵ دقیقه و تصمیم محدود ۲۰ تا ۳۰ دقیقه است. جلسه‌های تکرارشونده را دوره‌ای بازبینی کنید تا خروجی، افراد و Frequency آن‌ها همچنان مناسب باشد.
جلسه، وبینار یا کلاس آنلاین؟
برای تصمیم‌گیری مشترک از جلسه آنلاین، برای ارائه به مخاطبان زیاد از وبینار و برای آموزش تعاملی از کلاس آنلاین بیلساروم استفاده کنید.
سؤالات متداول
آیا جلسه آنلاین باعث کاهش بهره‌وری می‌شود؟
خود جلسه مشکل نیست؛ جلسه بدون هدف، افراد غیرضروری و زمان طولانی بهره‌وری را کاهش می‌دهد.
جلسه بهتر است یا ایمیل؟
برای اطلاعاتی که بحث فوری نمی‌خواهند ایمیل مناسب است؛ برای مسئله پیچیده یا تصمیم گروهی، جلسه مؤثرتر است.
چند نفر در جلسه حضور داشته باشند؟
فقط افرادی که برای تصمیم، ارائه اطلاعات یا اجرای نتیجه لازم هستند.
جمع‌بندی
بهترین جلسه آنلاین گاهی جلسه‌ای است که اصلاً برگزار نمی‌شود. اطلاع‌رسانی را با پیام، گزارش را با سند، بحث پیچیده را با جلسه، آموزش را با کلاس و ارائه گسترده را با وبینار انجام دهید.