پلتفرم برگزاری جلسه مجازی برای شرکت‌ها؛ چگونه انتخاب کنیم؟
جلسه آنلاین به بخشی از فعالیت روزانه بسیاری از سازمان‌ها تبدیل شده است.
جلسه مدیران، هماهنگی تیم، ارتباط با مشتری، مصاحبه کاری، جلسه شعب و ارائه گزارش همگی می‌توانند بدون حضور فیزیکی برگزار شوند.
اما انتخاب پلتفرم برگزاری جلسه مجازی برای یک سازمان با انتخاب یک ابزار تماس تصویری شخصی متفاوت است.
سازمان باید علاوه بر کیفیت صدا و تصویر، امنیت، سادگی استفاده، مهمانان خارج از شرکت، اشتراک محتوا و هزینه عملیاتی را نیز بررسی کند.
قبل از انتخاب، انواع جلسات سازمان را فهرست کنید
مثلاً:
- جلسه داخلی تیم - جلسه مدیریت - جلسه با مشتری - جلسه آموزشی - مصاحبه استخدامی - ارائه گزارش - جلسه بین شعب
سپس مشخص کنید هر نوع جلسه معمولاً چند شرکت‌کننده دارد.
این کار مانع خرید سیستمی می‌شود که با نیاز واقعی مجموعه تطابق ندارد.
۱۰ معیار انتخاب پلتفرم جلسه مجازی
۱. پایداری ارتباط
قطع شدن مکرر صدا مهم‌ترین عامل تخریب جلسه آنلاین است.
تست را با کاربران و اینترنت‌های مختلف انجام دهید.
۲. ورود مهمان
مشتری نباید برای یک جلسه ۳۰ دقیقه‌ای با فرآیند پیچیده ثبت‌نام مواجه شود.
مسیر Guest Access را حتماً تست کنید.
۳. اشتراک صفحه
برای جلسات کاری معمولاً اشتراک گزارش، داشبورد و فایل ضروری است.
وضوح نوشته‌ها را بررسی کنید.
۴. موبایل
ممکن است مدیر هنگام سفر وارد جلسه شود.
سناریوی موبایل را جدی بگیرید.
۵. مدیریت کاربران
میزبان باید کنترل کافی روی جلسه داشته باشد.
۶. امنیت
سطح امنیت جلسه هیئت‌مدیره با جلسه عمومی برابر نیست.
نیاز هر نوع جلسه را جداگانه تعریف کنید.
۷. تجربه کاربری
اگر کارمند برای هر جلسه نیاز به کمک فنی داشته باشد، ابزار انتخابی مناسب نیست.
۸. ظرفیت
بزرگ‌ترین جلسه سال را نیز در نظر بگیرید.
۹. پشتیبانی
در جلسات حساس، زمان پاسخ پشتیبانی اهمیت دارد.
۱۰. هزینه واقعی
فقط قیمت اشتراک را حساب نکنید.
هزینه پنهان جلسات آنلاین
فرض کنید ۱۰ نفر در یک جلسه حضور دارند.
اگر به دلیل مشکل فنی شروع جلسه ۱۰ دقیقه عقب بیفتد:
۱۰ نفر × ۱۰ دقیقه = ۱۰۰ دقیقه زمان سازمان
اگر این اتفاق بارها تکرار شود، هزینه آن ممکن است از هزینه خرید سرویس بیشتر شود.
به همین دلیل «زمان از دست‌رفته کاربران» نیز باید بخشی از محاسبه هزینه باشد.
تست پیشنهادی جلسه سازمانی
قبل از تصمیم نهایی یک سناریوی واقعی اجرا کنید:
- یک میزبان - سه کارمند - یک مدیر - یک مهمان خارج از سازمان - یک کاربر موبایل
در جلسه:
- همه وارد شوند.
- میکروفون تست شود.
- صفحه نمایش به اشتراک گذاشته شود.
- یک فایل بررسی شود.
- کاربر موبایل صحبت کند.
- مهمان خارج از شرکت تجربه ورود خود را توضیح دهد.
بعد از جلسه از هر فرد فقط سه سؤال بپرسید:
ورود ساده بود؟
کیفیت ارتباط مناسب بود؟
برای استفاده مجدد به کمک نیاز داری؟
جلسه آنلاین با وبینار چه تفاوتی دارد؟
در جلسه آنلاین تعامل چندطرفه است.
اما وبینار معمولاً Presenter محور است و تعداد زیادی کاربر بیشتر نقش مخاطب دارند.
بنابراین نیاز این دو سناریو متفاوت است.
برای آشنایی بیشتر با اجرای جلسه، چگونه جلسه آنلاین حرفه‌ای برگزار کنیم؟ را مطالعه کنید.
جلسه آنلاین موفق فقط به ابزار وابسته نیست
یک جلسه بدون دستور جلسه مشخص، حتی با بهترین پلتفرم نیز می‌تواند ناکارآمد باشد.
قبل از جلسه:
- هدف را مشخص کنید. - افراد غیرضروری را دعوت نکنید. - زمان پایان تعیین کنید. - فایل‌های موردنیاز را آماده کنید. - مسئول جلسه مشخص باشد.
یک معیار جالب: Time to Join
برای ارزیابی تجربه کاربری می‌توانید یک KPI ساده تعریف کنید:
Time to Join = مدت زمان از دریافت لینک تا ورود موفق کاربر
برای کاربران جدید این زمان را اندازه بگیرید.
هرچه مراحل غیرضروری کمتر باشند، تجربه ورود بهتر است.
این شاخص خصوصاً برای جلسات با مشتری بسیار مهم است.
چه زمانی ابزار سازمان مناسب نیست؟
این علائم را جدی بگیرید:
- جلسات مرتباً دیر شروع می‌شوند. - کاربران جدید برای ورود سردرگم هستند. - اشتراک صفحه کیفیت لازم را ندارد. - کاربران موبایل مشکل دارند. - تماس‌های پشتیبانی بالا رفته است. - کارکنان ترجیح می‌دهند از ابزارهای متفرقه استفاده کنند.
آخرین مورد بسیار مهم است؛ زیرا می‌تواند نشان دهد ابزار رسمی سازمان اصطکاک زیادی ایجاد کرده است.
ایرانی یا خارجی؟
به جای تصمیم کلی، سناریو را آزمایش کنید.
مواردی مانند:
- شرایط اینترنت کاربران - دسترسی - پشتیبانی - تجربه کاربری - امنیت موردنیاز - امکانات
باید هم‌زمان ارزیابی شوند.
برای بررسی یکی از مقایسه‌های موجود می‌توانید مقاله Google Meet یا پلتفرم ایرانی؟ را مطالعه کنید.
جمع‌بندی
بهترین پلتفرم برگزاری جلسه مجازی لزوماً مشهورترین یا پرامکانات‌ترین ابزار نیست.
پلتفرم مناسب ابزاری است که با فرآیند واقعی سازمان هماهنگ باشد و کاربران بتوانند با کمترین اصطکاک وارد جلسه شوند.
برای ارزیابی صحیح:
نیاز را تعریف کنید → سناریوی واقعی بسازید → تست کنید → داده جمع کنید → سپس تصمیم بگیرید.
برای آشنایی با راهکار مرتبط بیلساروم، صفحه جلسه آنلاین بیلساروم را مشاهده کنید.
سوالات متداول
بهترین پلتفرم جلسه آنلاین سازمانی چیست؟
پاسخ واحدی وجود ندارد. تعداد کاربران، امنیت، نوع جلسات، اینترنت کاربران و نیاز به پشتیبانی در انتخاب مؤثر هستند.
برای انتخاب پلتفرم چه چیزی را تست کنیم؟
ورود، صدا، اشتراک صفحه، موبایل، مهمان خارجی از سازمان و مدیریت کاربران.
جلسه آنلاین با وبینار چه تفاوتی دارد؟
جلسه معمولاً تعاملی و چندطرفه است؛ وبینار بیشتر حول ارائه یک یا چند Presenter به مخاطبان شکل می‌گیرد.
آیا قیمت مهم‌ترین معیار است؟
خیر. زمان از دست‌رفته کاربران و هزینه پشتیبانی نیز بخشی از هزینه واقعی است.