چک‌لیست برگزاری وبینار آنلاین؛ از ۷ روز قبل تا ۲۴ ساعت بعد
بخش مهمی از موفقیت یک وبینار پیش از شروع آن اتفاق می‌افتد.
ممکن است محتوای بسیار خوبی آماده شده باشد، اما تأخیر در شروع، مشکل میکروفون، ارسال دیرهنگام لینک یا نبود برنامه پرسش و پاسخ تجربه مخاطب را کاهش دهد.
به همین دلیل برگزاری وبینار آنلاین بهتر است با یک چک‌لیست ثابت انجام شود.
اگر هنوز درباره ساختار وبینار سؤال دارید ابتدا وبینار چیست؟ را مطالعه کنید.
۷ روز قبل
۱. هدف را بنویسید
هدف باید در یک جمله قابل توضیح باشد.
مثلاً:
«کاربر پس از وبینار بتواند X را انجام دهد.»
۲. مخاطب را تعریف کنید
مشخص کنید چه کسی باید در وبینار شرکت کند.
۳. عنوان را نهایی کنید
عنوان باید نتیجه یا موضوع اصلی را واضح بیان کند.
۴. زمان را مشخص کنید
سه زمان جدا داشته باشید:
- مقدمه - ارائه - پرسش و پاسخ
۵. پلتفرم را نهایی کنید
روز آخر زمان مناسبی برای تغییر پلتفرم نیست.
اگر هنوز انتخاب انجام نشده، راهنمای انتخاب پلتفرم وبینار را ببینید.
۳ روز قبل
۶. جلسه آزمایشی برگزار کنید
این کار حتی برای Presenter باتجربه توصیه می‌شود.
۷. میکروفون را بررسی کنید
کیفیت صدا معمولاً مهم‌تر از کیفیت دوربین است.
۸. اشتراک صفحه را تست کنید
تمام فایل‌هایی که قرار است ارائه شوند باز کنید.
۹. لینک‌ها را بررسی کنید
هر لینکی که در ارائه استفاده می‌شود قبل از جلسه باز شود.
۱۰. مسئولیت‌ها را مشخص کنید
برای وبینار مهم بهتر است حداقل دو نقش وجود داشته باشد:
Presenter
و
Moderator / Support
۲۴ ساعت قبل
۱۱. لینک ورود را ارسال کنید
کاربر نباید در لحظه شروع دنبال لینک بگردد.
۱۲. دستور ورود کوتاه بنویسید
سه تا پنج مرحله کافی است.
۱۳. فایل ارائه را نهایی کنید
ویرایش اساسی دقیقه آخر معمولاً ریسک ایجاد می‌کند.
۱۴. نسخه پشتیبان داشته باشید
فایل ارائه را در بیش از یک محل در دسترس داشته باشید.
۱۵. محیط ارائه را آماده کنید
نور، صدا و پس‌زمینه بررسی شوند.
۳۰ دقیقه قبل
۱۶. وارد پلتفرم شوید
منتظر دقیقه صفر نمانید.
۱۷. صدای Presenter را دوباره تست کنید
۱۸. اعلان‌های سیستم را خاموش کنید
پیام‌های شخصی نباید هنگام اشتراک صفحه نمایش داده شوند.
۱۹. تلفن همراه را بی‌صدا کنید
۲۰. Moderator حاضر باشد
زمان شروع وبینار
۲۱. سر وقت شروع کنید
منتظر تعداد بیشتری کاربر نمانید مگر شرایط خاصی وجود داشته باشد.
۲۲. ساختار را توضیح دهید
در ابتدا بگویید:
- وبینار چقدر طول می‌کشد. - پرسش‌ها چگونه مطرح شوند. - چه زمانی Q&A برگزار می‌شود.
۲۳. مقدمه را کوتاه کنید
کاربر برای موضوع اصلی آمده است.
۲۴. تعامل ایجاد کنید
در فاصله‌های مناسب سؤال مطرح کنید یا از Chat استفاده کنید.
۲۵. زمان را کنترل کنید
یک نفر باید زمان را زیر نظر داشته باشد.
هنگام مشکل فنی چه کنیم؟
اصل مهم:
مشکل یک کاربر نباید کل جلسه را متوقف کند.
Moderator می‌تواند کاربر را جداگانه راهنمایی کند.
اگر مشکل عمومی است، Presenter باید با توضیح کوتاه وضعیت را مدیریت کند.
پرسش و پاسخ
بهتر است مشخص باشد سؤال‌ها:
- در طول جلسه پاسخ داده می‌شوند. - یا در پایان.
اگر تعداد بالا باشد، Moderator می‌تواند سؤال‌ها را دسته‌بندی کند.
برای فرآیند کامل اجرای جلسه، مقاله چگونه وبینار برگزار کنیم؟ را ببینید.
بعد از پایان وبینار
کار تمام نشده است.
۲۶. تعداد ثبت‌نام را ثبت کنید
۲۷. تعداد شرکت‌کننده واقعی را ثبت کنید
سپس:
Attendance Rate = Participants ÷ Registrations × 100
۲۸. میزان مشارکت را بررسی کنید
مثلاً:
- تعداد سؤال - پیام‌ها - پاسخ به Poll در صورت وجود
۲۹. مشکلات فنی را ثبت کنید
مشکل‌ها را به حافظه تیم نسپارید.
یک Log ساده ایجاد کنید.
۳۰. بازخورد بگیرید
به جای فرم طولانی، دو سؤال کافی است:
مفیدترین بخش چه بود؟
چه چیزی باید بهتر شود؟
۲۴ ساعت بعد
۳۱. جلسه داخلی ۱۵ دقیقه‌ای برگزار کنید
سه سؤال:
- چه چیزی خوب بود؟
- چه چیزی بد بود؟
- دفعه بعد چه چیزی تغییر می‌کند؟
۳۲. سؤالات کاربران را تبدیل به محتوا کنید
یکی از بهترین منابع ایده برای محتوای SEO، سؤالات واقعی کاربران است.
اگر چند نفر سؤال مشابهی مطرح کرده‌اند، احتمالاً موضوع ارزش تولید مقاله یا FAQ را دارد.
شاخص‌هایی که واقعاً ارزش پیگیری دارند
صرفاً تعداد ثبت‌نام را ملاک موفقیت نگذارید.
Registration
تعداد ثبت‌نام.
Attendance Rate
چند درصد واقعاً حضور پیدا کردند؟
Engagement
چند نفر تعامل داشتند؟
Questions
چه سؤالاتی مطرح شد؟
Completion
چه تعداد تا بخش پایانی جلسه ماندند؟
Next Action
اگر وبینار هدف تجاری دارد، چند نفر اقدام بعدی انجام دادند؟
چک‌لیست ۶۰ ثانیه‌ای نهایی
پیش از Start:
☐ میکروفون سالم است. ☐ Presenter حاضر است. ☐ Moderator حاضر است. ☐ فایل ارائه باز است. ☐ Share Screen تست شده است. ☐ Notifications خاموش است. ☐ لینک‌ها باز شده‌اند. ☐ برنامه Q&A مشخص است. ☐ زمان پایان مشخص است. ☐ روش پشتیبانی مشخص است.
چرا این چک‌لیست را ثابت نگه داریم؟
اگر هر بار فرآیند جدیدی طراحی شود، احتمال خطا بالا می‌رود.
بعد از هر وبینار فقط Checklist را اصلاح کنید.
به این ترتیب تجربه تیم به یک فرآیند قابل تکرار تبدیل می‌شود.
مثلاً اگر این هفته متوجه شدید کاربران لینک را پیدا نمی‌کنند، یک آیتم جدید اضافه کنید:
«ارسال Reminder دو ساعت قبل»
بعد از چند وبینار، این Checklist تبدیل به دانش عملی سازمان می‌شود.
جمع‌بندی
یک وبینار حرفه‌ای فقط حاصل یک Presenter خوب یا پلتفرم خوب نیست.
نتیجه ترکیب:
آماده‌سازی + تکنولوژی + فرآیند + اجرا + اندازه‌گیری
است.
استفاده از چک‌لیست باعث می‌شود تجربه هر وبینار برای بهبود وبینار بعدی استفاده شود.
برای آشنایی با سرویس مرتبط، صفحه وبینار آنلاین بیلساروم را ببینید.
سوالات متداول
چند روز قبل باید وبینار را تست کنیم؟
برای وبینار مهم بهتر است تست اولیه چند روز قبل و تست نهایی نزدیک زمان اجرا انجام شود.
مهم‌ترین تست فنی چیست؟
صدا، اتصال Presenter و اشتراک صفحه از مهم‌ترین موارد هستند.
آیا Presenter باید قبل از جلسه وارد شود؟
بله. بهتر است تیم اجرایی حداقل چند دقیقه قبل از کاربران آماده باشد.
بعد از وبینار چه چیزی را اندازه‌گیری کنیم؟
تعداد ثبت‌نام، نرخ حضور، مشارکت، سؤالات، مشکلات فنی و اقدام بعدی مخاطبان.